בקצרה: מה זה, למי, כמה ואיך מתחילים
- מה זה. מזכירה אוטומטית שעונה לטלפון של המרפאה, 24 שעות ביממה, וקובעת תור תוך כדי השיחה.
- למי. למרפאה או לקליניקה שעובדת עם יומן תורים: מרפאת שיניים, רופא פרטי, פיזיותרפיה, דיאטנית, קלינאית תקשורת, אופטומטריסט או וטרינר.
- כמה. עסקי: 449 ₪ לחודש + מע״מ, ≈ 50 שיחות. עסקי+: 890 ₪ לחודש + מע״מ, ≈ 100 שיחות. המחיר המלא
- איך מתחילים. נרשמים, בוחרים את סוג העסק «מרפאה / קליניקה», מאשרים שעות, מפעילים ומפנים אליה את הקו. איך זה עובד, שלב אחרי שלב
מה המזכירה שואלת מטופל שמתקשר
סוג העסק «מרפאה / קליניקה» מגיע עם מהלך שיחה מוכן. היא שואלת שאלה אחת בכל פעם:
- מה צריך: תור חדש, שינוי של תור קיים או שאלה.
- בתור חדש: לאיזה טיפול, ומתי נוח.
- על איזה שם לרשום את התור.
לפני שהיא קובעת, היא חוזרת על הטיפול, היום, השעה והשם, ומחכה ל«כן».
במהלך השיחה המוכן אין שאלות על מצב רפואי, אבחנה או טיפול.
כשהמספר של המתקשר מזוהה, היא לא שואלת מאיזה מספר מתקשרים. במספר חסוי היא מבררת עם מי היא מדברת ולאיזה מספר לחזור.
דוגמה לשיחה
איך נקבע תור במרפאה
- טיפולים ומשך. סוג העסק מגיע עם ביקור ראשון (45 דקות), ביקור המשך (30 דקות) ושיחת ייעוץ (20 דקות). משנים שמות ומשך, ומוסיפים טיפולים משלכם.
- שעות. סוג העסק מגיע עם שבוע לדוגמה. עד שאתם מאשרים את השעות שלכם היא לא קובעת תורים, ורושמת כל בקשה לתור כהודעה.
- זמנים פנויים. היא מציעה רק שעות שהיומן החזיר באותו רגע, עד שתי אפשרויות בכל פעם.
- הגדרות התור. כל כמה דקות מתחיל תור, הפסקה בין תורים, כמה זמן מראש אפשר לקבוע, וכמה תורים באותה שעה.
- טיפול שלא נקבע בטלפון. מסמנים אותו, והיא רושמת הודעה במקום לקבוע.
- מקדמה. אפשר להגדיר מקדמה לתור. המטופל משלם ישירות לכם, בקישור שלכם, שמופיע בפרטי התור בוואטסאפ.
- אישור ותזכורת. אחרי השיחה המטופל מקבל אישור בוואטסאפ. יום לפני התור הוא מקבל תזכורת עם אישור הגעה או ביטול. את התזכורת אפשר לכבות.
- הזזה וביטול. מטופל שמתקשר מהמספר שממנו נקבע התור יכול להזיז או לבטל אותו בשיחה. תור שנקבע ממספר אחר: היא רושמת הודעה.
מה קורה בכל סוג שיחה
| מי מתקשר | מה המזכירה עושה | מה מגיע אליכם |
|---|---|---|
| רוצה תור חדש | שואלת לאיזה טיפול ומתי נוח, מציעה שתי שעות קרובות וקובעת אחרי «כן» | תור ביומן וסיכום שיחה |
| רוצה להזיז או לבטל | מוצאת את התור לפי המספר שממנו מתקשרים, ומזיזה או מבטלת | היומן מתעדכן, וסיכום שיחה |
| שואל שאלה רפואית | מסבירה שהיא לא יכולה לייעץ רפואית, ומציעה תור או הודעה למטפל | הודעה, אם השאיר |
| מתאר מצב חירום רפואי | אומרת מיד להתקשר למד״א 101 או לפנות למיון, ולא קובעת תור | סיכום שיחה |
| שואל כמה עולה טיפול | אומרת מחיר רק אם כתבתם אותו. אחרת מעבירה את השאלה למרפאה | השאלה, עם מספר לחזרה |
| מבקש את המטפל בעניין דחוף | מעבירה את השיחה, אם הפעלתם העברה. לפני כן היא מבררת שם וסיבה קצרה | השיחה עצמה. לא עניתם? הודעה |
כל סיכום מגיע עם הצעד הבא ועם קישור לתמלול של השיחה.
מה היא עושה
- עונה רק מתוך מה שכתבתם לה: שעות, כתובת, חניה, טיפולים, נהלים ושאלות נפוצות.
- קובעת, מזיזה ומבטלת תורים ביומן, בלי תור כפול על אותה שעה.
- רושמת הודעה: שם, מה צריך ומתי נוח שתחזרו. דחוף מסומן כדחוף.
- מעבירה אליכם שיחה לפי כללים שקבעתם. ברירת המחדל: רק בשעות הפעילות.
- שולחת לכם סיכום אחרי כל שיחה.
מה היא לא עושה
- לא נותנת אבחנה, הערכה רפואית או המלצה על תרופה.
- לא מבטיחה תוצאה של טיפול, ולא החזר מקופת חולים או מביטוח.
- לא נוקבת במחיר, במועד או בזמינות שלא כתבתם לה.
- לא מוסרת מספרי טלפון, קישורים או שמות של אנשים שלא כתבתם לה.
- לא מתחזה לאדם. מי ששואל, שומע שהיא עוזרת אוטומטית של העסק.
- היא לא שירות חירום. מי שמתאר מצב חירום שומע שצריך להתקשר למד״א 101.
כמה עולה מזכירה למרפאה
- עסקי: 449 ₪ לחודש + מע״מ, ≈ 50 שיחות בחודש.
- עסקי+: 890 ₪ לחודש + מע״מ, ≈ 100 שיחות בחודש.
- חבילות נוספות: 20 / 50 / 100 ₪ ≈ 1 / 3 / 7 שיחות, כשהשיחות של החודש נגמרות.
- הקמה על ידינו: 990 ₪, תשלום אחד. לא חובה.
אין שיחות חינם. לפני שמשלמים מנסים אותה בכתב, בצ׳אט בלוח הבקרה, עם אותו ידע ואותם כללים.
המסלול חודשי, ומבטלים בכל חודש. כל המחירים של עונים לי במזכירה
מידע רפואי והקלטות
- עסק בתחום הבריאות מאשר בלוח הבקרה הצהרה קצרה, פעם אחת. הסעיף המלא בתקנון
- אתם בוחרים אם השיחות מוקלטות. כשהן מוקלטות, היא אומרת את זה בפתיחת השיחה. הקלטת שיחות
- תוכן השיחה, הסיכום והתמלול נמחקים אצלנו אחרי 7 ימים. התורים נשארים ביומן.
שאלות על מזכירה לקליניקה
המטופלים יודעים שזו מזכירה אוטומטית?
כן. היא מציגה את עצמה בפתיחה כעוזרת האוטומטית של העסק. מי ששואל אם הוא מדבר עם אדם, שומע את אותה תשובה.
היא יכולה לענות רק כשאנחנו לא עונים?
כן. מפנים אליה את השיחות שלא נענו, או את כל השיחות. המספר של המרפאה נשאר אותו מספר.
מה קורה אם שני מטופלים רוצים את אותה שעה?
השעה נתפסת למי שקבע ראשון, והשני מקבל שעות אחרות. אתם קובעים כמה תורים אפשר באותה שעה. ברירת המחדל היא תור אחד.
יש לנו יומן Google. צריך להחליף אותו?
לא. מחברים את יומן Google: שעה שתפוסה בו לא מוצעת, וכל תור שנקבע נכנס אליו. בלי חיבור, התורים נשמרים ביומן המובנה בלוח הבקרה.
מטופל יכול לבטל תור בלי להתקשר?
כן, בכפתור שבהודעת האישור או התזכורת בוואטסאפ. אתם מקבלים הודעה «תור בוטל».
מה קורה כשהשיחות של החודש נגמרות?
אתם מקבלים הודעה בוואטסאפ. עד שהשיחות מתחדשות או שמוסיפים חבילה, היא עונה ורושמת הודעות, בלי לקבוע תורים.
רק צריכים שמישהו יענה וייקח הודעה?
למטפל שעובד לבד ולא צריך קביעת תורים בטלפון יש מוצר פשוט יותר: עונים לי בשיחות למטפלים ולקליניקות. הוא עונה לשיחה שלא נענתה ושולח לכם סיכום.